Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт об уничтожении договоров». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Заявление на ознакомление с -вом. После этого с материалами производства можно ознакомиться в суде, куда они изымаются в обязательном порядке. На момент обращения в суд право на ознакомление с материалами исполнительных производств реализовано не было, никаких извещений, письменных уведомлений об ознакомлении не поступало.
Содержание:
Образец акта об уничтожении документов 2020 года
Как можно догадаться, необходимость в оформлении такого документа возникает преимущественно в организациях. За долгие годы деятельности компании в ее архивах собирается огромное количество различных документов. Рано или поздно срок их действия прекращается. Таким образом, от ненужной документации приходится избавляться. Кроме этого, сюда относятся и испорченные документы. В общем, уничтожению подлежат все документы, хранить которые больше не имеет смысла.
Файлы для скачивания:
Что представляет собой акт об уничтожении документов
В организациях данные процедуры проводятся регулярно. Ведь ежегодно на хранение в архив поступает множество бумаг. Однако нельзя просто так взять и выбросить даже те документы, которые уже считаются недействительными. Эта процедура должна быть правильно оформлена. И делается это при помощи соответствующего акта.
По сути, этот документ позволяет предприятию списать ненужные бумаги с баланса. Только после оформления такого документа можно приступать к утилизации. Делают это разными способами. Например, если документов немного, они просто сжигаются. Хотя при больших объемах делать это не рекомендуется. Огонь вредит экологии, да и не всегда удобно избавляться от документов именно таким способом.
Сегодня существуют специальные устройства, которые способны измельчать документы настолько, что они не подлежат восстановлению. Если говорить о крупных корпорациях, то для этих целей они часто обращаются в специализированные компании, которые занимаются уничтожением бумажной документации. Категорически не рекомендуется отправлять бумаги на макулатуру или просто выбрасывать в мусорный контейнер. Даже те документы, у которых истек срок действия, содержат определенную информацию. Необходимо сделать все возможное, чтобы она не попала к конкурентам и злоумышленникам, которые могут воспользоваться определенными сведениями в своих интересах.
Чтобы утилизировать бумаги, назначается специальная комиссия, которая должна состоять из двух и более человек. Как правило, сюда входят работники разных структурных подразделений. Хотя нет принципиальной разницы, кто именно будет заниматься данной процедурой. Желательно, чтобы в состав комиссии входил сотрудник того отдела, к которому относятся уничтожаемые документы. Каждый участник этой группы должен поставить в акте свой автограф.
Нужно знать, данная комиссия несет полную ответственность за правильное уничтожение документации. Здесь нужно быть предельно внимательным. Во-первых, необходимо предотвратить вероятность утечки информации. Во-вторых, бывают ситуации, когда по ошибке с ненужными документами утилизируются и те, срок действия которых еще не окончен. Необходимо сделать все возможное, чтобы не столкнуться с такой ситуацией.
Не стоит забывать, большинство первичных документов подлежит хранению на предприятии в течение пяти лет. Если такая документация будет уничтожена, организации грозят штрафные санкции. Подобные ситуации рассматриваются, как незаконное уничтожение важной документации, что вызывает подозрения в каких-либо мошеннических действиях. Стоит напомнить, за это членам комиссии может грозить не только административное наказание. За такие действия может грозить и уголовная ответственность.
Порядок проведения процедуры в 2020 году
Условно процедуру уничтожения документов можно разделить на несколько этапов:
- Создание комиссии. Руководитель компании издает приказ, в котором назначает ответственных сотрудников. Комиссия будет заниматься, как непосредственно уничтожением бумаг, так и оформлением сопутствующих документов.
- Проведение экспертной оценки. Специалисты проверяют документы, которые подготавливаются к утилизации. Такие действия позволяют убедиться, что уничтожаемые бумаги действительно больше не представляют никакой ценности для компании. Бывает так, что на хранении находятся оригиналы и копии документов. Возможно, комиссия примет решение уничтожить только копии, а оригиналы могут быть сохранены.
- После того, как документы, предназначенные для уничтожения, будут отобраны, ответственные лица, входящие в состав комиссии, должны их упорядочить и описать.
- Оформление акта. Именно здесь перечисляются все утилизированные документы. Составление акта делается еще до того, как бумаги будут уничтожены.
- Процедура уничтожения. Здесь все зависит от объемов. Можно обратиться в специализированную фирму, или обойтись своими силами.
- После завершения процедуры каждый участник комиссии подписывает акт, подтверждая, что утилизация была проведена с соблюдением всех правил.
(Видео: “Порядок уничтожения документов. “)
При составлении акта необходимо придерживаться правил составления документов подобного рода:
- в верхней части прописывается название компании и ее правовая форма. Также здесь необходимо указать дату и город составления;
- далее указываются ФИО и должность руководителя, который подтверждает утилизацию;
- ниже пишется название документа;
- также прописываются сведения о приказе, который и стал основанием для проведения данной процедуры;
- перечисляются все члены комиссии, их ФИО и должности. Также назначается председатель группы;
- ниже вносятся сведения об уничтожаемых документах. Чтобы лучше воспринималась информация, все сведения указываются в таблице. Прописывается год оформления документов, их заголовки, количество. Также имеется специальная графа, предназначенная для указания причин, по которым происходит уничтожение. Например, это может быть «Окончание срока действия»;
- под таблицей указывается общее количество документов. Также отмечается способ, который был выбран для утилизации;
- после этого члены комиссии должны завизировать документ. Для этого в нижней части проставляются подписи.
Нужно понимать, этот акт является достаточно важным документом. Он пригодится, если понадобится отчитаться по уничтоженной документации. Учитывая важность акта, необходимо позаботиться о правильном его заполнении. К примеру, здесь не должно быть каких-то ошибок. Помарки также не приветствуются. Если и была допущена опечатка, лучше приступить к заполнению нового документа. Необходимо помнить, в случае каких-то нарушений акт может быть признан недействительным. А это уже будет приравниваться к уничтожению документов без соответствующего оформления. Именно поэтому, чтобы избежать проблем в будущем, каждому участнику комиссии рекомендуется проверять, насколько правильно заполнен документ.
(Видео: “Когда и как уничтожать бухгалтерские документы?”)
Особого внимания заслуживает достоверность вносимой информации. Ее правильность также должны контролировать ответственные сотрудники. Ни в коем случае нельзя изменять количество документов, подлежащих уничтожению. Может возникнуть желание не указывать определенные позиции по причине незначительности документов или небольшого их количества. Однако делать этого не стоит. Если нагрянет проверка, все недостающие позиции будут выявлены достаточно быстро. Не стоит забывать, за указание неправильных данных грозит административная ответственность. Причем не имеет значения, были внесены недостоверные данные умышленно или по ошибке, наказания не избежать.
Образец акта об уничтожении документов
После того, как ненужная документация уничтожена, не исключено, что организация будет подвергаться проверкам. Обычно проверяется не только действующая документация, но и бумаги, у которых уже закончился срок действия. Если речь идет о документах, которые были утилизированы, правильность их уничтожения также нужно подтверждать. Для этого понадобится акт об утилизации, который в обязательном порядке должен храниться в организации, например, в архиве. Акты хранятся отдельно от остальных документов. Все они сортируются по датам оформления.
Законодательство обязывает хранить такой акт на предприятии в течение пяти лет. Соответственно, если при проверке обнаружится, что после уничтожения документов прошло меньше пяти лет, руководители организации, как и ответственные сотрудники, будут наказаны. Но нужно знать, это лишь минимальный рекомендованный срок, в течение которого следует хранить акт. Внутренними правилами компании он может быть увеличен.
В архиве предприятия могут находиться документы, срок хранения которых не определен законом. Через определенное время возникает вопрос о дальнейшей судьбе и таких бумаг. Именно в таких ситуациях, понадобится помощь архивного учреждения. Ответственные лица, входящие в состав комиссии, должны подать соответствующий запрос к специалистам. Именно они смогут дать четкие ответы по конкретным документам. Это делается еще до того, как заполняется акт. Обращаться к экспертам нужно на этапе проведения оценки документации. Именно полученный ответ и определит дальнейшую судьбу таких бумаг. Например, их можно будет утилизировать с остальными ненужными документами, или же продолжить хранить в течение определенного периода.
Источник: https://aktinfo.com/akt-ob-unichtozhenii-dokumentov/
6 ключевых элементов акта об уничтожении документации по предприятию
Как заполнить акт об уничтожении документов?
Каждая компания регулярно проводит уничтожение документации с окончившимся сроком годности. Процедура затрагивает самые разные бумаги: от обычной деловой переписки до старых счетов и налоговых деклараций. Неопытные сотрудники часто задаются вопросами касаемо сроков хранения и того, какие именно документы подлежат хранению, а какие должны быть уничтожены.
Следует учитывать, размер фирмы никакой роли не играет, поскольку для всех юридических лиц действуют единые правила.
Причины уничтожения документов
Основная причина утилизации, если не произошли никакие чрезвычайные ситуации, заключается в истечении срока хранения документа. Этот срок должен наступить к 1 января последующего года.
Помимо этого выделяют следующие обстоятельства:
- Порча документации в результате возгорания или затопления;
- Хищение бумаг;
- Полная или частичная порча вследствие стихийного бедствия (смерч, ураган, обвал, землетрясение, извержение вулкана и т. д.).
Любая из перечисленных причин должна быть официально подтверждена. Так, например, если имеет место правонарушение (незаконное проникновение в офис и воровство документа), в правоохранительных органах нужно получить справку о том, что это на самом деле произошло.
В этой статье вы можете узнать, как составить доверенность на получение трудовой книжки при увольнении и скачать ее образец.
Что представляет собой акт об уничтожении документов?
Акт утилизации документов составляет лицо, физически осуществляющее процедуру уничтожения. Документ содержит полный уничтоженных наименований. Обязательно указываются нормативно-правовые акты, в соответствии с которыми ликвидирована та или иная бумага.
Акт об уничтожении документов утверждается и подписывается только после того, как будет окончена процедура фактического уничтожения документации.
Узнать, как составить акт проведения инвентаризации и скачать его образец, вы можете по ссылке.
- Приведение полного перечня уничтоженной документации;
- Указание ссылок на нормативно-правовые акты, согласно которым произведено уничтожение;
- Заверка документа лично подписью гендиректора фирмы.
Основной документ, сопровождающий процедуру уничтожения – акт о выделении документов к уничтожению. Он представляет собой перечень различных документов, предложенных к ликвидации, с указанием их числа.
Форма акта об уничтожении документов определена «Основными правилами работы архивов организаций» (подтверждено решением Коллегии Федерального архивного агентства от 6 февраля 2002 года).
Также следует обратиться к Постановлению ФКЦБ РФ (Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг) от 16 июля 2003 года №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов АО». Документ определяет следующее:
- В целях гарантированной сохранности документации, акты составляются только после формирования описей дел бессрочного или временного хранения. Описи и акты разбираются Экспертной комиссией и утверждаются руководством организации;
- Дела, внесенные в ратифицированный акт об уничтожении документов, должны быть отделены от других бумаг. Их хранят в специально отведенном для этого месте;
- Акт о выделении документов к уничтожению, равно как и описи, хранится в архиве компании в формируемом деле.
Госархивом установлены правила, регламентирующие хранение. Их перечень утвержден 6 октября 2006 года. Согласно данному нормативно-правовому акту, документы хранят:
- Непродолжительное время – от одного года до пяти лет;
- В течение длительных сроков (от 10 до 75 лет);
- Некоторые документы вообще нельзя уничтожать.
Тип архива не имеет значения: документы могут храниться как в собственном, так и принадлежащем компании архиве.
Перечень устанавливает следующее:
- Годовая налоговая отчетность хранится перманентно, квартальная – пять лет, ежемесячная – один год;
- Годовая балансовая и бухгалтерская отчетность хранится перманентно, квартальная – пять лет, ежемесячная – один год;
- «Первичка» (первичная учетная документация) хранится пять лет;
- Кадровую документацию хранят в течение 75 лет. Сюда относятся приказы о назначении и перемещении сотрудников, личные дела, табели по опасным производствам и прочее.
Комиссия, сформированная в учреждении, отбирает документы, которые нужно хранить постоянно. Такой список составляется по возрастанию (от начала года к его окончанию). Четыре экземпляра этого списка подписывает руководитель.
Документы с бессрочным периодом хранения отправляются в государственный архив или помещаются в собственный. Каждый год составляется приказ с указанием ответственного за сохранность лица.
Акт об уничтожении документов – образец заполнения:
Образец акта об уничтожении документов ООО Рассвет.
Утилизация архивных документов
Бумаги с истекшим сроком годности могут быть утилизированы с первого января нового года. Так, например, если срок истек в декабре 2015 года, с 1 января 2016 года можно начать процедуру уничтожения. Это допускается только в случае, если состоялась ревизия за прошедший период.
Акт об уничтожении документов содержит множество дат, отображающих хронологию событий:
- Дата протокола экспертно-проверочной комиссии архива, согласовавшего опись дел постоянного или длительного срока хранения. Эта дата переносится в акт из протокола и должна быть раньше даты формирования акта;
- Дата самого акта. Проставляется в бланке документа. Совпадает с датой формирования акта и его подписания должностным лицом, проводившим экспертную оценку документации. Его подпись ставится в конце акта. Согласно рекомендациям Росархива, в документа должна стоять одна подпись (как правило, председателя экспертной комиссии), но на деле в документе обычно расписываются все члены комиссии;
- Дата согласования акта с экспертной комиссией. Согласование осуществляется только после составления акта, поэтому дата подтверждения и номер протокола заносятся в документ после его рассмотрения;
- Дата утверждения акта руководства;
- На основании согласованного акта документация вывозится в пункт утилизации. Дата вывоза проставляется непосредственно после свершения вывоза;
- После утилизации в учетную документацию архива вносятся соответствующие записи. Указывается дата внесения изменений (день вывоза документов).
Акт утилизации документов – образец заполнения:
Образец акта утилизации документов ООО Шредер.
Как составить акт выполненных услуг по договору оказания услуг и для чего необходим этот документ – читайте здесь.
Порядок составления акта
Акт об уничтожении документов не содержит подробное описание каждого наименования. Можно ограничиться указанием общего наименования (приказ, справка и т. д.) и крайними датами (самой ранней и самой поздней в деле).
Итак, акт об уничтожении документации содержит следующие сведения:
- Наименование дела (общее название документа);
- Крайние даты;
- Номер документа по описи или номенклатуре;
- Количество хранящихся экземпляров;
- Период хранения;
- Статьи согласно Перечню.
Как составить доверенность на право подписи документов и какие полномочия можно передать по этому виду доверенности, вы можете узнать в нашей новой публикации.
Акты на утилизацию документов нужно хранить в отдельной папке, сортируя по дате возрастания. Срок хранения таких документов составляет пять лет.
Выводы
Даже если у компании небольшой документооборот, хранение документации годами не имеет смысла, но избавлять разом от них нельзя. Ни один приказ или справка не должны быть утилизированы до проведения ревизионной проверки. Уничтожать можно только то, что не запрещает закон. Годовую налоговую и бухгалтерскую отчетность трогать нельзя, это также касается различных балансов.
Больше информации о том, в каком порядке осуществляется уничтожение документов по предприятию, вы можете получить в следующем видео-интервью:
Источник: https://fbm.ru/bukhgalteriya/dokumenty/akty/6-klyuchevykh-ehlementov-akta-ob-unichtozhen.html
Акт об уничтожении документов образец бланк
Деятельности организации сопутствует объемный документооборот.
Со временем у некоторых хранящихся материалов, договоров, приказов и др. истекает срок давности, они теряют свое правовое значение, либо пропадает необходимость в их хранении по иным причинам.
Неактуальные материалы не выкидывают, потому что в них имеется конфиденциальная информация, а уничтожают.
Чтобы избавиться от таких документов, не привлекая сторонние компании, необходимо составить акт о том, что устаревшие и ненужные материалы уничтожены.
Составляем акт
В документ по уничтожению материалов могут входить такие, срок которых истек к первому января текущего года. Материалы из одного рода перечисляются группами.
В акте указываем:
- Дату и место составления.
- Причину, по которой принято решение уничтожить материалы, указываем ссылки на внутренние документы или иные правовые нормы.
- Перечисляем документы, указывая их название, крайнюю дату хранения, номера, группируя по отделам.
- Указываем количество документов, которые планируется уничтожить по данному акту.
- Далее указываются подписи ответственных лиц.
Подписывает составленный документ тот сотрудник, который его составлял. После него подписывают сотрудники, которые входят в экспертную комиссию по данным случаям. В конце подписывает руководитель компании.
Материалы, которые предполагается уничтожить, могут передаваться в государственный архив. В таком случае дополнительно необходимо получить заверение из архивного учреждения постоянного хранения.
После всех заверений организация самостоятельно уничтожает ненужные материалы. Использовать их для черновиков и других целей запрещено.
Как уничтожаются документы
Для небольших объемов используется шредер, размельчающий листы с текстом на мелкие полоски. Можно также сжечь документы, но при этом следить, чтобы не возник пожар.
Есть еще один путь – отдать на уничтожение в специальную организацию. В этом случае создается акт сдачи-приемки документов, с указанием даты передачи, веса всех документов вместе, их количество.
В процессе передачи материалов и их уничтожения присутствует сотрудник организации, чтобы убедиться в том, что конфиденциальность информации сохранена.
После уничтожения материалов, к данному акту прикладывают документ, подтверждающий то, что материалы уничтожены. В таком акту также указать их количество и точный вес.
Ниже расположен типовой бланк и образец акта об уничтожении документов вариант которого можно скачать бесплатно
Источник: https://uristhome.ru/document/2683/akt-ob-unichtozhenii-dokumentov-obrazets-blank
Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения
akt_unichtozheniya_dokumentov_s_istekshim_srokom_hraneniya.jpg
В процессе осуществления деятельности у любого субъекта хозяйствования неизбежно накапливается различная служебная документация. Когда истекает архивный срок хранения такой документации, и она теряет свою актуальность, ее необходимо уничтожить. Данная процедура осложняется тем, что просто утилизировать документы не получится. Необходимо назначить экспертную комиссию и оформить специальный документ — акт уничтожения документов, образец которого вы найдете в этой статье.
В каких случаях необходим акт на уничтожение документов
Акт об уничтожении документов необходимо составлять, если организацией принято решение избавиться от накопленных за годы работы бумаг. Это может быть кадровая, бухгалтерская и иная документация. При этом не имеет значения, на каком носителе оформлены документы — на бумаге или в электронном формате.
Уничтожению подлежат документы:
- которые утратили свое практическое значение;
- срок хранения которых уже истек;
- которые невозможно прочитать и восстановить.
Сроки хранения документов и необходимость оформления акта регламентируется:
- Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (перечень видов документации со сроками хранения);
- Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (правила хранения и учета документов);
- Федеральным законом «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;
- Иными нормативными актами (НК РФ, закон о бухучете № 402 от 06.12.2011 и др.).
Процедура уничтожения документации
Порядок уничтожения документов с прошедшим сроком хранения включает несколько этапов:
- Ответственные должностные лица определяют, есть ли в архиве компании документация, срок хранения которой истек.
- Руководитель издает приказ об утверждении экспертной комиссии, включающей представителей разных подразделений организации (бухгалтерия, отдел кадров и т.д.). Ее задача заключается в определении ценности документов и документальном оформлении данной процедуры. При этом срок хранения не является ключевым параметром отбора, так как иногда бумаги с истекшим сроком годности еще могут пригодиться в работе.
- Оформляется акт о выделении документов к уничтожению.
- Проводится непосредственная утилизация документов и составляется еще один акт – об уничтожении документации.
В законе отсутствует четкое требование относительно того, каким способом следует уничтожать документацию. Можно поручить уничтожение бумаг сотрудникам организации (например, путем измельчения уничтожителем бумаг) или обратиться для этого в специальную фирму. Запрещено выбрасывать такие документы в общие мусорные корзины и контейнеры.
Форма актов
Акт о выделении документации к уничтожению обычно составляют по форме, приведенной в Приложении № 21 к Приказу Минкультуры России № 526. Также каждая организация имеет право оформлять данный акт по самостоятельно разработанному шаблону, не используя при этом унифицированную форму.
Если акт составляется в свободной форме, в нем обязательно нужно прописать следующие сведения:
- наименование документа;
- наименование организации;
- дату составления;
- наименование и реквизиты документа, ставшего основанием для проведения процедуры;
- перечень документов, которые будут уничтожены, и их количество;
- Ф.И.О. и подписи членов комиссии.
Акт акт выделения документации к уничтожению по унифицированной форме состоит из нескольких разделов:
- «Шапка». Здесь нужно указать наименование субъекта хозяйствования, номер акта и дату его оформления, Ф.И.О. и подпись руководителя, утвердившего документ.
- Преамбула — указывают наименование нормативного документа, который является основанием для определения сроков хранения документации и их уничтожения.
- Основная часть. В этом разделе следует перечислить наименования документов, отобранных для уничтожения, и их количество. Для удобства документацию группируют по структурным подразделениям.
- Резолютивная часть — общее количество документов, выделенных для утилизации, с указанием в каких годах они были изданы. Также следует указать способ уничтожения и реквизиты протокола заседания экспертной комиссии.
- Подпись архивариуса или иного лица, ответственного за хранение документации.
При составлении актов уничтожения документов сроки хранения сверяют с перечнем, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Перечень вступил в силу с 18 февраля 2020 года.
akt_o_vydelenii_k_unichtozheniyu.jpg
Акт об уничтожении документов не имеет унифицированного образца, его оформляют в свободной форме по факту уничтожения отобранных документов.
В документе указывают сведения об организации и составе комиссии. Далее вносят следующую информацию:
- какие документы были уничтожены (если документов много, они группируются по видам в отдельные папки или дела), можно указать их объем или вес;
- когда была проведена процедура уничтожения бумаг;
- каким способом.
Документ подписывают все члены комиссии и руководитель.
Перечень уничтоженных документов можно оформить приложением к акту в виде описи, если их список слишком велик.
Общие рекомендации по составлению актов
При составлении актов уничтожения документов с истекшим сроком хранения необходимо придерживаться определенных правил:
- Документы оформляют на обычных листах формата А4 или фирменных бланках.
- Количество экземпляров актов не ограничено. На практике составляют по одному экземпляру для каждого члена комиссии и для самого субъекта хозяйствования.
- Заверение печатью не требуется.
- В тексте акта не нужно подробно описывать все этапы процедуры уничтожения. Достаточно прописать количество документов и выбранный способ уничтожения.
Составленные акты передают на утверждение руководителю организации, а затем их сдают на хранение в архив. В случае возникновения конфликтных ситуаций и разбирательств с контролирующими органами эти акты можно использовать в качестве доказательств. Срок хранения актов не ограничен и считается постоянным.
Образец акта уничтожения документов, представленный ниже, можно взять за основу при составлении аналогичных документов для своей организации.
Источник: https://spmag.ru/articles/akt-unichtozheniya-dokumentov-s-istekshim-srokom-hraneniya