Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ведение складского учета в бюджетном учреждении». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Такой статус налогоплательщика используют судебные приставы в момент перечисления просроченных задолженностей физических лиц. Например, гражданин не выплачивал взносы в ПФР, юрист пенсионного фонда обратился к мировому судье для получения судебного приказа, затем передал бумаги приставу. 05 ФССП федеральная служба судебных приставов.
Содержание:
Документы складского учета: полное руководство
Складские документы — это специализированные шаблоны и формуляры, в которых фиксируется информация о фактическом наличии и движении материальных ценностей на складах организации.
Что относят к складским документам
Организация складского учета на предприятии направлена на достижение конкретных целей. Это обеспечение сохранности материальных ценностей и формирование достоверной и полной информации о наличии и передвижении материальных активов.
Вот что относится к складским документам:
- накладные;
- ведомости;
- акты;
- описи;
- журналы;
- другие документы, которые помогают вести учет материалов на всех этапах движения и позволяют проконтролировать перемещение активов на складах с момента их поступления до фактического выбытия, использования или списания.
Один из самых распространенных бланков — накладная ТОРГ-12.
Как организовать учет
Шаг 1. Организовать склад. Это особенно важно, если в учреждении большое количество товарно-материальных ценностей для их учета и хранения.
Шаг 2. Назначить ответственного работника или даже несколько лиц, уполномоченных на ведение складского дела.
Шаг 3. Утвердить перечень складских документов, которые будут использоваться в компании. НКО и представители бизнеса вправе разработать собственные бланки и формуляры. Все шаблоны следует закрепить в учетной политике. Бюджетникам следует руководствоваться положениями Приказа Минфина № 52н.
Документооборот на складе
Представим складской документооборот для чайников в виде таблицы с пояснениями к каждому формуляру. Все унифицированные формы можно скачать для работы. Бланки применять не обязательно, организация вправе разработать собственные шаблоны. Вот список основных складских документов:
Этап учета ТМЦ на складах
Образцы складских документов
Рекомендации по заполнению
Заполняются при покупке материальных ценностей у поставщика. Представляют собой товарные накладные, в которых детализирована информация о поступающих ТМЦ.
Так как документы поступают от внешних источников, заполнением бланков занимается поставщик (продавец, передающая сторона).
Приходный ордер заполняется ответственным лицом по ведению складского учета. Допускается отказаться от заполнения М-4, заменив формуляр специальным штампом. Штамп о получении проставляется на накладных. В структуре штампа должны быть предусмотрены все обязательные реквизиты М-4.
Это акт о наличии расхождений. Его требуется составить, если фактический объем, характеристики или качество поставки отличается от заявленных позиций в накладной.
Товарный чек или накладная
Используется при закупке ТМЦ через подотчетных лиц.
С 01.07.2019 изменились правила ведения подотчета. Теперь принять материалы только по накладной или товарному чеку нельзя. Обязательно требуется фискальный чек.
Справки, акты, ведомости и иные бланки
Используются при иных способах поступления ТМЦ. Например, при безвозмездной передаче придется подготовить акт о приемке-передаче. Либо использовать иной документ, предусмотренный в учетной политике.
Например, складская справка об остатках в произвольной форме потребуется при сверке остатков с бухгалтерией.
Используется при условии, что организация осуществляет партионный способ учета ТМЦ. То есть каждая партия товара хранится отдельно. На каждую поставку заводится партионная карта.
Партия — это однородные товары, ценности, материалы, которые поступили в учреждение по одному первичному документу.
Бланк партионной карты разрабатывается фирмой самостоятельно.
Карточка учета материалов
Этот метод учета называется сортовым. Карточка заводится на каждую учетную единицу ТМЦ. Учет в таком случае ведется по видам материалов, сортам, наименованиям. Причем вне зависимости от даты и объема поставки.
Требование-накладная оформляется при необходимости передать ТМЦ от одного материально-ответственного лица другому. Например, при передаче материалов между складами или структурными подразделениями учреждения.
М-11 заполняет ответственный работник отправляющей стороны. Составляется 2 экземпляра. Первый хранится по месту выбытия актива, второй — по месту учета при поступлении.
Приказ о проведении инвентаризации
Локальный распорядительный акт — основание для проведения контрольных мероприятий. В приказе следует обозначить:
- цель инвентаризации;
- причину проведения;
- подконтрольные объекты;
- сроки проведения;
- членов и председателя комиссии.
С готовым приказом должны быть ознакомлены все заинтересованные лица.
Это фактическое наличие активов и ТМЦ на складе предприятия. То есть уполномоченная комиссия фиксирует данные в опись в соответствии с фактическими показателями и объемами ТМЦ.
Инвентаризация может проводиться только в присутствии материально ответственных лиц (Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).
Одна из обозначенных ведомостей заполняется при наличии расхождений фактических и учетных данных. Если бухгалтерский учет, складской учет не совпали, то расхождение фиксируется в документе.
Какой именно документ будет использоваться в работе, закрепите в учетной политике.
Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией
При получении материалов на хранение ответственное лицо заполняет акт приема-передачи ТМЦ по форме МХ-1. В нем фиксируется информация об активах, передаваемых на ответственное хранение на склад.
По истечению срока хранения либо по требованию передавшей стороны МОЛ возвращает товары. Оформляется акт о возврате ТМЦ в форме МХ-2.
Используется при списании материалов в производство либо для передачи активов на сторону. Заводится только на одну номенклатуру и на один отчетный месяц. По истечению отчетного периода передается в бухгалтерию.
Накладная об отпуске материалов на сторону
Заполняется при отпуске товаров или материалов на сторону. Используется редко, в большинстве случаев применяется форма М-15.
Оформляется разово. То есть один отпуск ТМЦ — один документ. Подготовьте сразу два экземпляра для каждой стороны.
Используется при реализации товарных ценностей. Если отгрузка товаров покупателям производится через транспортные компании, то следует оформить и товарно-транспортную накладную.
Накладные в складском учете
Несмотря на многообразие учетных и первичных форм учета, складская накладная является основным документом. Формуляр используется для отражения поступления активов на склад и для регистрации выбытия ТМЦ при реализации или на сторону.
Оформлением накладных занимается та сторона, которая осуществляет передачу товара: продавец или поставщик. Например, при покупке товара компания получает уже готовую форму ТОРГ-12. На основании этого документа в складском учете организации фиксируется отгрузка товара.
Уже при реализации актива, например при продаже собственной продукции, компания самостоятельно заполняет ТОРГ-12, так как сама компания выступает в роли продавца. Заполняется вся необходимая информация о сторонах сделки (покупатель, продавец и транспортная компания при необходимости). Затем регистрируется детальная информация о ТМЦ.
Образец товарной накладной ТОРГ-12
Инвентаризационные ведомости
Контроль над сохранностью ценностей и материальных активов — ключевая цель складского учета. Для реализации этой цели предусмотрена специальная процедура — инвентаризация. По сути, инвентаризационные проверки — это выверка фактического наличия ТМЦ с данными бухгалтерского учета.
Оснований для проведения инвентаризации несколько:
- Перед составлением годовой финансовой отчетности.
- При смене материально ответственного лица.
- При выявлении фактов хищения активов.
- При передаче активов в аренду или на ответственное хранение.
- При ликвидации экономического субъекта.
- При стихийных бедствиях, пожарах, наводнениях.
При выявлении расхождений составляется инвентаризационная складская ведомость.
Образец заполнения ведомости по форме ИНВ-19
Ценные бумаги в складском учете
Обеспечить сохранность ТМЦ можно не только на собственном складе. Нередко организации передают активы на сохранение сторонним торговым складам. При оформлении операции получающая сторона, то есть торговый склад, должна оформить соответствующую документацию. В вопросе следует руководствоваться статьей 912 ГК РФ, она подскажет, какие складские документы являются ценными бумагами.
Торговый склад, принимая на ответственное хранение ТМЦ, обязуется выдать:
- Складскую квитанцию.
- Простое складское свидетельство.
- Двойное складское свидетельство.
Простое и двойное складское свидетельство признано ценными бумагами, так как эти документы выступают в роли залоговой документации. То есть товар в течение срока хранения является залогом путем залога соответствующего свидетельства. А вот унифицированная квитанция ценной бумагой не является.
Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/dokumenty-skladskogo-ucheta-polnoe-rukovodstvo
Ведение складского учета в бюджетном учреждении
Ответственность за прием, хранение и отпуск материальных ценностей возлагается на материально ответственных лиц, которым при назначении на должность заключается письменный договор о полной и индивидуальной материальной ответственности. Этот договор должен храниться у главного бухгалтера учреждения. В бюджетных учреждениях письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности заключаются с заведующим хозяйства, заведующими складами, другими должностными лицами, которые выполняют работы по приемке, хранению, использованию и отпуска материальных цинностеей.
Администрация учреждения обязана создать для этих работников условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения сохранности материальных ценностей. С этой целью материалы должны храниться в сп пециально приспособленных помещениях (складах, кладовых), оснащенных весоизмерительными приборами, обеспечивающими точность определения количества принятых и отпущенных материалов. Если в организации ис пользуют много материалов и есть несколько хранилищ, то по каждому из них желательно закрепить определенную группу материалов: строительные материалы, нефтепродукты, твердое топливо, запасные части и ремонтные материалы, отр утохимикаты и удобрения, хозяйственные материалы, семена, корма, материалы для учебных и научных целей, специальное оборудование и т.д.. Каждый состав необходимо соответствующим образом оборудовать стеллажами, чарун ками, поддонами, секциями, инвентарной таророю.
Для обеспечения быстрого приема и выдачи материалов, а также проведение их инвентаризации на каждом месте хранения материалов необходимо прикрепить ярлык с наименованием материала, его марки сорта, типоразмера, номенклатурного номера, единицы измерения, нормы запаса, цен.
Каждому месту постоянного хранения материалов (состав, кладовой, хранилищу), если их несколько, присваивают шифр (номер, код), который затем указывают во всех приходных и расходных первичных и сводных доку ументах о движении материальных цинносте.
Для надлежащей организации учета и сохранности материалов на складах необходимо:
— обеспечить сохранность товарно-материальных ценностей только в закрытых помещениях и под постоянной охраной. Открытые площадки для хранения строительных материалов, топлива и т.д. навалом (в буртах) должны быть ограждены для ограничения доступа посторонних лиц;
— все места хранения материалов оборудовать противопожарным инвентарем;
— установить четкий график работы склада, соблюдать постоянного порядка в размещении материалов на складе, своевременно отражать в учетных регистрах складского учета движение материальных ценностей и определять остатки
— определить круг лиц, ответственных за прием, хранение и отпуск материальных ценностей, за правильное и своевременное оформление таких операций и отражения их в учете. Ознакомить ответственно них лиц с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причиненный учреждению, а также с действующими инструкциями, нормативами и правилами приемки, хранения, обработки, перевозки, отпуска (продажи), использования в производстве переданных им ценностей. Заключить с материально ответственными лицами письменные договоры о полной индивидуальной матер иально ответственность за сохранность товарно-материальных ценностейй;
— установить перечень должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение продуктов и материалов, выдачу пропуска для вывоза материалов с территории склада и за пределы учреждения;
— обеспечить образцами подписей (руководителя, главного бухгалтера, бухгалтера материального учета и т.п.) всех материально ответственных лиц, контрольно-пропускной службу, бухгалтерию. Довести до всех п должностных лиц графики обработки документов и передачи их в бухгалтерию;
— своевременно и качественно проводить инвентаризацию товарно-материальных ценностей, оформлять и отражать в учете ее результатов;
— работникам бухгалтерии не реже 2-3 раз в месяц осуществлять непосредственно на складах в присутствии материально ответственных лиц проверку правильности оформления первичных документов и ведет ения складского учета, составления отчетности о движении товарно-материальных ценностей (с соответствующими пометками в регистрах складского учета)
— принимать и увольнять материально ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером учреждения с обязательным проведением инструктажа. Прием и передачу состав другому материально ответственных ьний лицу проводить по акту только после сплошной инвентаризации всех ценностей на складі.
Поступление материалов на склад оформляется распиской материально ответственного лица на документах поставщика (счете, акте, накладной, товарно-транспортной накладной) или приходным ордером м, который выписывает материально ответственное лицо и добавляет к сопроводительных документов поставщика. При централизованной доставке материальных ценностей их приема подтверждается не только распиской матер иально ответственного лица в сопроводительном документе поставщика, но и штампом (печатью) бюджетного учреждения. Так же оформляются документы при перевозке материалов привлеченным автотранспортомом.
Отпуск материалов со склада осуществляется на основании соответствующих документов, оформленных надлежащим образом и утвержденных (подписанных) руководителем учреждения. Все расходные документы на отпуск материалов со с состав объединены в две группы: разовые и накопительные. Разовые документы после использования (выдачи материалов) в тот же день отражается в регистрах складского учета. Накопительные документы занос пять в учетные регистры только после их закрытия, но не позднее последнего дня отчетного месяца. Количество выданных материалов из накопительных документов переносится в регистры складского учет в общей сумме после их полного оформления и закрытияиття.
Количественный учет продуктов и материалов на складе ведут материально ответственные лица в разрезе наименований, сортов, категорий, профилей, типоразмеров или других качественных различий (признаков) по номе енклатурнимы номерами в»Книге складского учета запасов»(тф № 3
9). При значительном количестве ценностей их учет можно вести в»Картам складского учета материалов»(тф №. М-12М—12).
Карточки складского учета открывают в бухгалтерии и записывают в них номер склада, наименование и качественные признаки материалов, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену, лимит запаса, остаток к на начало года (остаток должен подтвердить подписью бухгалтер материального отдела). После этого карту регистрируют в специальном журнале, присваивают ей порядковый номер и передают на склад под р озписку материально ответственного лица в этом журнале (реестре).
На складе карточки хранят в специальных ящиках-картотеках, где их размещают по номенклатурным и номерами в разрезе учетных групп материальных ценностей. Картотеки должны быть оборудованы специальными и устройствами, которые облегчают использование карт: опорными пластинками для поддержания карточек в вертикальном положении, распределителями для отделения однородных групп карт, индикаторами с. Отметьте нням шифров, кодов, номенклатурных номеров или букв, по которым сгруппированы карты. Все это обеспечивает возможность легко найти необходимую карту, быстро зарегистрировать хозяйственную операцию, сгруппировать объ ты учета по определенному признаку, сверить учетные данные карточек с данными аналитического учета в бухгалтерии, составить отчет о движении материалов тощщо.
На основании первичных документов материально ответственное лицо ежедневно делает соответствующие записи в книге или в карточках складского учета о поступлении и отпуске товарно-материальных ценностей и вы изначае остаток на конец дня. Записи в книгу или карточки осуществляются по каждому документу частности. Итоги накопительных документов (заборных карт, ведомостей на выдачу материалов и т.п.) заносятся в книгу или карточку складского учета один раз после их закрытия, но не позднее последнего дня месяца. Материально ответственные лица должны контролировать каждый соблюдение норм запасов и при существенном х отклонениях фактических запасов от установленных норм сообщать в отдел снабжения и руководству учрежденийови.
Периодически заведующий складом на основании первичных документов составляет»Реестр приемки-сдачи документов»(т ф №. М-13) и вместе с приложенными к нему документами сдает в бухгалтерию под расписку бухгалтера эра па втором экземпляре реестра. Бухгалтер проверяет правильность оформления документов и составления реестра, ведение книги (карточек) складского учета и использует документы для бухгалтерского об счета движения товарно-материальных ценностей и фактических расходов учрежденийови.
По решению главного бухгалтера материально ответственные лица могут составлять вместо реестра приема-сдачи документов»Отчет о движении материальных ценностей на складе», к которому записывать только те и ценности, по которым происходили поступления и отпуска в течение отчетного месяца. До такого отчета заносятся каждый документ о поступлении и отпуск материалов, указывают остаток ценностей на начало и конец месяца, поэтому он может выполнять роль регистра аналитического учету.
При наличии в учреждении электронных вычислительных машин (ЭВМ) складской учет может быть полностью автоматизирован путем создания автоматизированного рабочего места (АРМ) заведующего складом. В таком ра аге все учетные регистры и отчеты формируются автоматически, могут быть напечатаны на бумажных носителях информации в виде машинограммы или автоматически (на магнитных носителях) переданы для использования на центральную. ЭВМ в бухгалтерию. Это значительно облегчает учет товарно-материальных ценностей и повышает его качество и оперативностьть.
Источник: http://uchebnikirus.com/buh-audit/oblik_u_byudzhetnih_ustanovah_-_atamas_py/oblik_materialiv_mistsem_nadhodzhennya_zberigannya_skladskiy_oblik.htm
Складской учёт запасов
Ответственность за приём, хранение и отпуск материальных ценностей возлагается на материально ответственных лиц. Материальная ответственность рабочих и служащих наступает согласно действующему трудовому законодательству. С материально ответственными лицами заключают письменный договор о полной материальной ответственности на основании одноименного типового договора. В бюджетных учреждениях письменные договора о полной материальной ответственности должны заключаться с заведующим хозяйства, рабочими, которые выполняют работы по приему (выдаче) материальных ценностей другим рабочим бюджетного учреждения.
Администрация учреждения обязана:
- 1. Создать работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения сохранности материальных ценностей;
- 2. Ознакомить с нормами действующего законодательства о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причинённый учреждению, а также действующими инструкциями, нормативами и правилами хранения, приемки, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства переданных ему материальных ценностей;
- 3. Проводить в установленном порядке инвентаризацию материальных ценностей.
Материалы должны храниться в специально приспособленных помещениях (складах, кладовых), оснащённых весоизмерительными приборами, обеспечивающими точность подсчёте количества принятых и отпущенных материалов. Если в учреждении есть несколько хранилищ (в отделениях, филиалах), то по каждому из них закрепляется группа материалов. Хранилищу присваивается номер (шифр), который проставляется на всех приходных и расходных документах. Для обеспечения быстрого приёма и выдачи, а также проведение инвентаризации материалы размещаются на стеллажах, в ячейках, поддонах с обязательными материальными ярлыками. В ярлыках обозначают наименование материала, его марку, сорт, размер, номер, единицу измерения, цену, норму запаса.
Поступление материалов оформляется распиской материально ответственного лица на документах поставщика (счете, акте, товарно-транспортной накладной). При централизованной поставке материальных ценностей, приём их подтверждается не только подписью материально ответственного лица в сопроводительном документе поставщика, но и штампом (печатью) бюджетного учреждения.
Оформление отпуска материалов со складов учреждения осуществляется на основе документов, утвержденных руководителем учреждения.
Источник: https://studwood.ru/1867999/buhgalterskiy_uchet_i_audit/skladskoy_uchyot_zapasov
Документооборот склада: полный перечень документов, использующих в складском учете
В этой статье мы поговорим о документообороте на складе, наглядно покажем, по какой схеме складской учет осуществляется. Данная процедура – обязательная часть подсчета МПЗ всего предприятия. Она выполняется не так, как захотелось руководителю или бухгалтеру, а регламентируется специальными методическими рекомендациями и приказом министерства финансов. Все правила направлены на то, чтобы систематизировать и упростить контроль. Что это такое и как происходит его ведение – рассмотрим ниже.
Определение понятий
Документооборот – основная составляющая организации бухгалтерского, управленческого, складского и других видов учета. Его создали, чтобы вести сплошное наблюдение за хозяйственной деятельностью фирмы. Без него не способно работать ни одно предприятие, все будут путаться, станет крайне сложным заплатить налоги. Первичным документом складского учета выступает каждый, который являлся основанием для проведения любой операции. Он составляется либо во время мероприятия, либо после представителями всех заинтересованных сторон. Он же является законной основой для того, чтобы создать учетную запись.
Каждый из них оформляется только в соответствии со своей типовой формой, одобренной законодательством. Они являются обязательным условием бесперебойной работы всех открывшихся фирм в нашем государстве. Причем необязательно все составлять в бумажном виде, часто достаточно электронного.
Бланки самых популярных документов для скачивания
Продукты
Основной перечень видов складских документов
Чтобы разобраться, что именно используется в работе организации, посмотрим, для чего они создаются и как их применяют для оформления всех внутренних процедур.
| Вид | Название | Основание |
| Прием | Накладная от поставщиков | На его основании происходит приемка. |
| Приходная накладная | Нужен, чтобы учитывать пришедшую продукцию. | |
| ТТН №1-Т | Его оформляют, чтобы подтвердить передвижение ТМЦ. В первом разделе отражаются перевезенные вещи, во втором – логистика и расчеты проведенные мероприятия. | |
| М-4 | В нем отражают материалы и товары, фактически поступившие за сутки. Не пишется сам по себе, только если есть основание. | |
| М-7 | Формируют, если поступление было не в нужном объеме или с неверно составленными основаниями после составления акта всех недочетов. | |
| ТОРГ-1 | Выписывают, когда пришедшее перепроверили и не нашли недостатков или поломок. Это подтверждение, что теперь все считается учтенным. | |
| ТОРГ-2 | Грузополучатель его создает, если хочет отразить расхождения и несоответствия в момент приема. | |
| Хранение Основной перечень складских документов обязательно содержит в себе документацию, которая позволяет следить тем, в каком состоянии находится изделие и как оно передвигается внутри фирмы | ТОРГ-11 | Оформляется на каждое название и содержит много информации. Требуется, чтобы заполнять описи во время ревизии. |
| М-17 | С их помощью можно легко отследить местонахождение на складе. Заполняется отдельная карточка на размерный ряд, модели – каждое сырье, элемент ассортимента. | |
| ТОРГ-13 | Создается, если необходимо передать между ответвлениями предприятия на разных адресах. В 2 копиях, одна для отправляющей стороны, вторая – для принимающей. | |
| Выбытие Круг складской документации заканчивается на отпуске из места хранения | М-15 | Оформляется, когда вещи перемещаются из одной организации в другую или в момент продажи. Обязательный пункт – стоимость отгружаемого имущества. |
| ТОРГ-12 | Формируют для непосредственного отпуска материалов и продажи, а также схожих операций. | |
| ТОРГ-16 | Отражает списание некачественных, испорченных и незадействованных вещей. |
Прием товара
Учитывая данные из методических указаний, под материалами понимается довольно широкий перечень ассортимента:
- тара;
- ГСМ;
- сырье для производства;
- полуфабрикаты;
- вспомогательные детали, которые к действу создания не относятся;
- запчасти;
- отходы.
Если в компании есть склад, то у него обязан быть человек, который будет материально отвечать за него. Это утверждается приказом директора. Все ТМЦ, поступающие в распоряжение такого сотрудника, должны быть обеспечены всеми необходимыми бумагами. Чтобы оприходовать и учесть все пришедшее, понадобится накладная. Но и без сопроводительной документации на складе в редких случаях могут проводить передвижения.
Когда принимается поступление важно проверить все отличия от описи по состоянию и пересчитать. Все обязано соответствовать написанному в приходном ордере. Если проявятся отклонения, заполняется специальный акт расхождений ТОРГ-2. Если не было найдено отличий или порчи, то ставятся подписи и штампы на двух копиях документации – поставщика и получателя.
Перемещение продукции внутри предприятия: документы
Во время производственной деятельности любой компании регулярно происходит потребность в движении материалов в стенах организации. Для этого тоже создают отчетность и хранят ее в архиве и ПО. Если нужно переместить, то составляется требование-накладная М-11, причем оформляться она будет в 2 копиях – для отправляющей и зачисляющей стороны. По распоряжению руководства или после определенных событий проводится инвентаризация. Обязательной она будет, если:
- сменился человек, который отвечал за помещение;
- фирма ликвидируется;
- недавно произошло ЧС;
- выявили лиц, которые портили имущество;
- регулярно, минимум раз в год.
Создается указ, выбирается комиссия, затем в присутствии ответственного за материалы проводится проверка. Все ее результаты передаются в бухгалтерию, составляются:
- ИНВ-22;
- ИНВ-3;
- ИНВ-18 при необходимости.
Такая система позволяет легко проводить переучет и контролировать реальное состояние места хранения. Можно оперативно выявить материальный недостаток или избыток, найти испорченные детали и изменить в бухгалтерских отчетах реальные остатки.
Отпуск продукции со склада на сторону: документы
Работа этого отдела тоже сопровождается постоянной документацией. Среди нормативных бумаг выделяются:
- Указание на отгрузку. Приходит из отдела продаж. В ней указывается счет и договор, согласно которым нужно переместить товары. Обязательно проставляется форма, вид, стоимость и необходимое количество.
- Расходная накладная. Отгрузка происходит в соответствии с ней.
- Заборный лист.
Информация о хранении продукции
Ценность и важность этой части документооборота отражается в:
- Карточках учета материалов. Здесь создается отдельный лист и записывается по размеру, форме, номерному знаку. Затем передается кладовщикам вместе с самим ассортиментом.
- Сличительная ведомость. Хранят несколько лет. В ней информация о том, когда проводились последние инвентаризации и чем они закончились. По ним можно выявлять особенности качественного хранения сырья, готовой продукции.
Ее важно заводить, чтобы определить количество хранящихся ценностей, их разновидности вплоть до номенклатурного номера. Первые типовые формы создали еще в Советском Союзе – М-12 или более современные М-17.
В ней непременно должна быть информация о:
- названии предприятия;
- кому принадлежит;
- номер каждой карты отдельно;
- название помещения;
- подробности о ценности, которая хранится;
- информация о том, где располагается в помещении.
Проведение любой операции по зачислению или расходованию будет отражена в этих картах. Записывается день и месяц проведения, номер ордера, ставший основанием для действа. Также — наименование контрагента, который стал причиной изменения количества. К каждой операции прихода прибавляется объем, в момент расхода вписывается перемена в соответствующее поле. Затем сотрудник расписывается и ставит дату.
Отчеты по требованию руководителя
При необходимости составляются и предоставляются по запросу руководства организации. Их можно компоновать и объединять по требованию начальника подразделения. Все отчеты, которые были составлены – остаются в архиве от 5 лет. Предприятие обязано обеспечить несгораемые условия для отчетности.
Операции прихода
Приходные ордера склада – это бумаги, которые помогают оформить поступление ТМЦ. Это не первичная документация, она составляется с помощью накладной или акта об излишках. Без оснований никто не имеет права выписывать этот документ.
- название компании грузополучателя;
- имя контрагента, от которого запасы поступили;
- номер – обязательно условие;
- дата составления;
- название помещений;
- код счета бухгалтерии, на котором будут учитываться ценности.
Не все организации решают использовать расходный ордер, он не относится к бумагам строгой отчетности.
Продукты
Товарно-транспортная накладная
Это документ кладовщика на складе, который доказывает, что ТМЦ были переданы с помощью автомобильного или иного транспорта. Это значительное документальное подтверждение-основание для списания или оприходования на хранение. Если что-то ввозилось из-за границы, это допускается принимать на основании представленных отправителем груза отчетов. Заверенная реальная ТТН не всегда способна учесть особенности и внезапные изменения. Некоторые заведения промышленности составляют свои собственные формы документации. Если она нравится государству, то принимается и ее начинают использовать.
Печатается в 4 экземплярах. Один оставляете себе, остальные отдаются перевозчику. На основании этого документа поступает на склад ассортимент, а грузоперевозчик отвозит свои копии руководству для подписания. Форма Т-1 – в ней масса реквизитов обеих сторон – наименования, БИК, ИНН, юридический и фактический адреса, множество других вопросов. Но стоит отметить, что далеко не все необходимо непременно заполнять.
Товарная накладная
Еще одна бумага, которую составляют в момент продажи или пополнения запасов. Принципиально отличается от похожей документации отсутствием пункта про перевозку. Сейчас для успешного проведения подобной операции нужен ТОРГ-12. Составляется в 2 экземплярах – один остается у продавца, второй отправляется покупателю. Визуально они с ТТН похожи, но смысл в них разный. В ТН не указаны реквизиты, нет данных о стоимости продукции.
Накладная на внутреннее перемещение
Отличается в основном тем, что оформляется только на передвижения внутри предприятия – в цех, на склад. Первое, что делается – проставляется дата. Глядя на нее, отправивший груз его спишет, а принявший – зачислит. Без этого значения лист становится недействительным. Обязательно создается номер будущего документа. Для этого могут использоваться не только цифры, но и буквы. Потом вписывают грузоотправителя и приобретающую сторону.
Далее, идет таблица, в ней будет обозначаться перечень передвигаемых вещей, для всех отдельный номер. Указываются все нюансы:
- объемы;
- в чем измеряется;
- по какой стоимости.
В последней строке представлены итоговые данные – сумма всех колонок. Подписывается обеими сторонами.
Акты, составляемые на недостаток или лишнее количество
В любой фирме обязательно бывает ситуация, когда обнаружится неучтенный товар или его не хватает, хотя по бумагам еще должен быть. В этом случае оформляется документ в соответствии с задачей – учесть лишнее или отразить недостающее. Это первичная складская документация, обязательная к отражению во всех учетных данных. Списание ТМЦ проводится только после его составления и подписания. Основное отличие – снимаются с учета не потому, что куда-то отправились или продались, а из-за отсутствия, истечения срока возможного использования, пропажи или воровства, несоответствия санитарным нормам или гигиене.
Проводит исследование и составляет документацию ответственный работник – МОЛ. Потом это относится руководителю предприятия. Списывают в присутствии комиссии. Ее участники обязаны подписать бумаги и подтвердить этим факт честного мероприятия. В акте будет стоять стоимость каждой единицы списываемого имущества и общая ценность. Если есть необходимость – вписывается информация, куда и почему исчезла продукция или откуда оно могло появиться, если это излишки. Под всеми действиями подписывается руководитель и выносит решение – за чей счет производить списание, с кого взыскивать и как наказывать ответственных лиц. Это может быть:
- за средства человека, отвечавшего за изделия;
- если в рамках норм, то счет в затрат компании и издержек производства.
Эта документация оформляется по форме и отправляется в бухгалтерию. Там она будет принята к учету и отражена в нем. После проведенных работ в программах перестает показываться неправильное количество продукции или сырья.
Автоматизация всего происходящего
Чтобы обеспечить бесперебойную и эффективную работу всех служб, понадобится качественное оборудование. Его реализует компания «Клеверенс». Данная организация имеет большой опыт в разработке собственного качественного программного обеспечения и контроле над работой уже действующего. Нельзя исключать человеческий фактор. Работа сотрудников без технических новинок становится трудоемкой и затратной. Для владельцев бизнеса это может заканчиваться проблемами и финансовыми потерями.
У автоматизации множество преимуществ:
- Адресное хранение – кладовщик всегда знает, где хранится требуемая деталь.
- Можно заранее зарезервировать место под поступление товара.
- Разработка справочника имущества.
- Учет поступающего товара и сырья.
- Возможность контролировать запасы и остатки.
- Серьезное облегчение поиска любой вещи.
- Упрощение проведения инвентаризации.
Это только основные достоинства метода, которые будут присутствовать в любой организации.
Продукты
Программы и продукты для ведения складского документооборота
Среди наиболее популярного программного обеспечения стоит отметить:
- Mobile SMARTS: Склад 15.
- Mobile SMARTS: Магазин 15.
- Прием с помощью ТСД и «Склада 15.
- 1С.
- Модуль адресного хранения.
- Комплектация и отгрузка заказов без пересортицы.
Схема документооборота
Поступление товара от поставщика на склад:
- Инвентаризация.
- Списание брака/порчи.
- Формирование внутренней/внешней отчетности.
- Возврат поставщику.
- Возвращение от покупателя.
- Продажа.
- Введение документа в систему.
- Прием и пересчет.
Если компания нацелена на постоянное развитие и не собирается остановиться на паре десятков наименований, то ей требуется установка программного обеспечения на оборудование и регулярное обновление для наиболее эффективной работы. С помощью правильного и качественного учета можно сократить количество ошибок персонала и сбоев из-за невнимательности.
Источник: https://www.cleverence.ru/articles/auto-busines/dokumentooborot-sklada-polnyj-perechen-dokumentov-ispolzuyushhih-v-skladskom-uchete/